Empresário DANFE

O Empresário DANFE é um software que automatiza o envio das Notas Fiscais eletrônicas e do DANFE para seus destinatários. Este é um programa técnico, voltado para os profissionais que lidam com a emissão e o recebimento de NF-e. Por isso, este aplicativo tem como pré-requisito o conhecimento dos processos envolvidos nessa atividade.

De acordo com a nova obrigatoriedade, o emitente da NF-e deve enviar o arquivo XML para o destinatário e ambas as partes são obrigadas a conservar este documento eletrônico durante cinco anos para apresentar ao fisco (quando solicitado). O Empresário DANFE busca facilitar o processo de transferência dos documentos.

Instalação

O Empresário DANFE procura, no computador, pelos softwares necessários. Caso ele não encontre, o programa fará o download e o usuário apenas terá que aceitar os contratos de licença e prosseguir com a instalação.

Configuração

O primeiro passo é cadastrar um login e senha na tela inicial do Empresário DANFE. Na próxima tela o usuário faz o logon e já tem acesso ao programa. Em seguida é necessário configurar uma conta de email pra que o aplicativo seja capaz de enviar os documentos fiscais.

Habilitando o envio

Na opção “Conta de email”, dentro do menu “Configurações”,  o usuário deve fornecer informações como CNPJ, Razão Social e nome do remetente. Além disso, é necessário inserir os dados para o envio da mensagem e indicar o local onde as NF-e e DANFE estão armazenadas. Para ativar o envio automático basta marcar a opção “Enviar emails automaticamente”.

Editando as mensagens

No item “Mensagem para email”, é possível formatar a mensagem que será enviada junto ao arquivo XML. O Empresário DANFE já oferece uma opção de texto que pode ser alterada livremente pelo usuário, além de dispor de tags que inserem automaticamente valores como número da nota fiscal e nome do remetente cadastrado na conta de email.

Os mesmos atributos estão disponíveis para o item “Mensagem de email para NF-e cancelada”. Porém, as alterações realizadas nesta área entrarão em prática apenas para o envio das Notas Fiscais eletrônicas canceladas.

Configurações de Backup e impressão

Em “Backup e Impressão” é possível ativar o backup diário do DANFE. O usuário pode configurar até três horários distintos para que o programa faça as cópias de segurança, bem como o local em que elas serão armazenadas. Além disso, é possível escolher uma saída padrão para imprimir os documentos.

O Empresário DANFE cria, no local determinado, uma pasta para cada empresa, dispostas pelo CNPJ. Dentro de cada diretório é criado um arquivo ZIP com os documentos XML. Havendo mais de uma pessoa (jurídica ou física) o programa fará o backup de todas simultaneamente.

Envio manual

O Empresário DANFE permite enviar a NF-e manualmente.  No menu “Envio Manual” é possível escolher entre “Envio de XML e PDF da NF-e”, “Envio de XML e NF-e cancelada”, “Não enviados” e “Apagar histórico de backup”.

Limpando o histórico de backups

Devido ao grande volume de arquivos gerado pelo processo de backup, o Empresário DANFE disponibiliza a função de apagar o histórico. Para isto o usuário deve escolher a opção no menu “Envio manual”. Aqui se pode escolher entre apagar os backups da última semana, quinzena ou mês.